Ділове листування англійською — це про ясність, конкретику та повагу до часу адресата. Якщо у листі немає фокусу, його або відкладуть «на потім», або прочитають вибірково. Нижче — структура «скелета» імейлу, варіанти тону, 15 універсальних шаблонів і часті помилки. Хочете більше коротких розборів за темами комунікації та роботи — читати тут.
1) Структура імейлу: від теми до підпису
- Subject (тема): 5–9 слів, без «Hi», з дієсловом дії: Finalize Q3 budget by Wed.
- Greeting (привітання): Hi Kate, / Dear Ms. Clark, — залежно від формальності.
- Context (1–2 речення): що сталося / чому пишете.
- Purpose (головна дія): «прошу/підтверджую/надсилаю» — в одному реченні.
- Details (буліти): 3–5 пунктів; кожен — 1 ідея.
- CTA (заклик до дії): «до середи, будь ласка, підтвердьте» + дедлайн.
- Attachments/links: перелік з короткими коментарями.
- Closing (завершення): Thanks in advance / Best regards.
- Signature: ім’я, посада, контакти, часовий пояс.
2) Тон: нейтральний, ввічливий, рішучий
- Нейтральний — для більшості робочих імейлів: Could you confirm…
- Ввічливо-рішучий — коли потрібен дедлайн: Please send by EOD Friday.
- Підтримувальний — для клієнтів/команд: We’re happy to help.
Правило ввічливості: «будь ласка» + конкретика + дедлайн сильніші за «нагадую втретє».
3) 15 шаблонів під різні задачі
- Запит інформації: Could you share X by [date]?
- Нагадування: Just checking if you had a chance to…
- Follow-up після зустрічі: Thanks for your time. Key points: …
- Погодження дедлайну: Can we move the deadline to [date]?
- Перепризначення дзвінка: Can we reschedule to [time]?
- Вибачення + план: We’re sorry for the delay. We will… by [date].
- Ескалація: Escalating to ensure we meet [milestone].
- Холодний контакт: Quick idea to reduce [pain] by [X%].
- Відмова ввічливо: We’re unable to proceed due to…
- Презентація послуги: 3 короткі вигоди + CTA.
- Оцінка ризику: We see a risk with… Here’s a mitigation plan.
- Підтвердження домовленостей: To confirm, we will…
- Запит коментаря: Could you review the attached doc and comment by [date]?
- Подяка після співбесіди: Thank you for your time today. I’m excited about…
- Hand-off: Looping in [Name] who will take over from here.
4) Культурні нюанси та часові пояси
- Уникайте сарказму — у письмі його часто читають буквально.
- Вказуйте часовий пояс у дедлайнах: EOD Fri, UTC+2.
- Якщо адресатів кілька — одразу розподіляйте зони відповідальності.
Обмежена пропозиція
Хочеш писати імейли швидко й без відкатів?
Запишись на інтенсив Vipenglish зі знижкою. Знижка діє ще:
00
дн
00
год
00
хв
00
с
Акредитація 96 балів
Юрковський Ігор
Англійська
Business English • Листування • Переговори
5) Скорочення та форматування, щоб лист «читався сам»
- Один абзац — одна ідея. Якщо більше — робіть списки.
- Слова-маркери: Action, Deadline, Next steps.
- Максимум 2 вкладення або одна загальна папка.
Економія часу: якщо читач може відповісти «так/ні» — ви вже виграли.
6) Приклади під ролі: продажі, підтримка, HR, PM
- Продажі: 3 вигоди + 1 кейс + 1 CTA.
- Підтримка: співчуття + кроки + дедлайн.
- HR: чіткі вимоги, наступні етапи та часові рамки.
- PM: ризики + план пом’якшення + власники задач.
Якщо потрібно зорієнтуватися у виборі наставника для прокачки сабжектів, ось сторінка де ви можете записатися до викладача та отримати персональні шаблони.
7) Типові помилки та як їх виправити
- Без теми/без CTA → додаємо дієслово дії в тему та конкретний дедлайн в тілі.
- Емоційні вислови → замінюємо на факти й нейтральні формулювання.
- «Стіна тексту» → переносимо в списки й виділяємо ключові слова.
8) Практика на тиждень
- Щодня переписуйте один імейл у 2 стилях: нейтральний і рішучий.
- Складіть власні 5 шаблонів і протестуйте їх у реальних листах.
- Попросіть колегу оцінити зрозумілість ваших листів за шкалою 1–5.
Висновок
Чітка структура + ввічлива конкретика + короткі списки = імейли, на які відповідають швидко. Для тренування тону зверніть увагу на вимову та ритм англійської — ось ця стаття також розповідає, як звучати природніше.